Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Автомобильное право - Как заполнять путевой лист легкового автомобиля на месяц

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля на месяц

Как оформлять путевые листы по новым правилам


С 1 марта 2021 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений.

Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому.

За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС. С 1 марта 2021 г. Минтранс РФ внес поправки (), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц.

Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены.

Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс.

Такой рейс может продлиться даже дольше месяца. Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача.

Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника.

С 1 марта допускается только один вариант — подпись сотрудника с фамилией и инициалами. В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса.

Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды. Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника.

Теперь подпись стала обязательна.

Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить. При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами.

В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения:В чем недочет Кто вправе оштрафовать Размер штрафа на компанию на гендиректора на водителя Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) От 110 000 до 130 000 руб. От 15 000 до 25 000 руб. — ГИБДД (ч.

2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ) От 30 000 до 50 000 руб.

От 2000 до 3000 руб. От 1000 до 1500 руб. Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб. 5000 руб. 3000 руб.* Ространснадзор (ч.

3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля Налоговая инспекция (п.

1 ст. 122 НК РФ) 20% от доначисленной суммы налога на прибыль — — Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы.

Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства.

Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную. Среди таких решений «Респект: учет путевых листов и ГСМ» и «Победасофт». Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях «1С:Управление автотранспортом 8» версий Стандарт и ПРОФ, а также в отраслевой конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8».

Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным.

Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно. К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки.

Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки.

Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену.

Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами.

Например, с накладными и датами отгрузки в них.

Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива.

По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ.

Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива.

Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день.

А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС. С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса.

Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Материалы :

  1. , бухгалтер-консультант Линии консультаций

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов

19 марта 2021 г. 14:13 ИА Организация, применяющая ОСН, арендует для руководства компании легковые автомобили.

В данном случае транспортными средствами управляют инженерно-технические работники (например, заместители генерального директора). Транспортные средства инженерно-техническим работникам необходимы для поездок на месторождения и по городу.

Допустимо ли оформлять на месяц? Отметка медика о допуске к управлению транспортным средством должна проставляться ежедневно?

Имеются ли налоговые риски при оформлении путевого листа на месяц и отметке медика один раз в месяц? Обязательно ли заполнять оборотную сторону путевого листа с маршрутами и расстоянием?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. В случае, когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов, путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.

Отсутствие в путевом листе сведений о маршруте транспортного средства (таких реквизитов, как «Место отправления», «Место назначения») и пройденном расстоянии может привести к налоговым спорам при подтверждении факта использования автомобиля в производственных (служебных) целях и обосновании расходов, связанных с его использованием в целях налогообложения.

Отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медицинском осмотре само по себе не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ. Обоснование позиции: Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
Обоснование позиции: Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ ( Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N , от 23.09.2013 N ).

Кроме того, путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя ( Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ

«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

, далее — УАТ).

Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.

Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности по НК РФ за и объектов налогообложения. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.

Положения о сроке действия путевого листа приведены в Приказа N 152. До 01.03.2019 редакция данной нормы выглядела следующим образом:

«Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца»

.

Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее — Приказ N 467) в N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019.

В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:

  1. до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
  2. до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или

При этом касаемо возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день мнения контролирующих органов и судов всегда носили противоречивый характер.

С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки.

Смотрите также Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16. С другой стороны, высказывалась позиция, что путевой лист нетранспортной компании может быть оформлен на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (смотрите, например, Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

Путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли.

Смотрите по этому поводу Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N , от 20.02.2006 N , АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N , ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282. Официальных разъяснений по вопросу периодичности оформления путевых листов в настоящее время нам, к сожалению, обнаружить не удалось. Из буквального прочтения формулировок N 467 следует, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня.

В случае, когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов, путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса. К обязательным реквизитам путевого листа отнесены дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (пп.

2 п. 7 раздела II Порядка). Поэтому отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям НК РФ.

Напомним, что на основании НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В то же время расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Отметка о прохождении медосмотра по своей сути не является реквизитом, без которого не сможет определить производственную направленность расхода и его размер для отражения в налоговом учете. N 152 издан во исполнение требований УАТ, а это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации.

Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями НК РФ. Судебная практика по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что факт отсутствия в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговых органов о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

В частности, в АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям , , , НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:

  1. ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А53-26379/2010;
  2. ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09;
  3. Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2008 N 17АП-5572/08, где прямо указано, что отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ, и др.

Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).

Сведения о маршруте (пунктах отправления и назначения) транспортного средства в число обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в путевом листе, N 152 не включены. Эти сведения являются дополнительными реквизитами путевого листа, которые водитель вносит во время смены. Между тем при отсутствии в путевых листах указанных сведений, на наш взгляд, могут возникнуть проблемы с подтверждением факта использования арендованного (или собственного) автотранспортного средства в рамках деятельности организации.

Информация о месте отправления и месте назначения по своей сути является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.).

Отсутствие таких реквизитов в путевом листе фактически приводит к тому, что подтвердить экономическую обоснованность затрат, в том числе в целях налогообложения прибыли ( НК РФ), организация не сможет. Смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г.

Смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253) и судебную практику (например, ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12). Поэтому для подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ целесообразно, чтобы в путевом листе была запись не «поездки по городу», а прослеживался конкретный маршрут следования, включающий все пункты назначения.

При этом детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы. Однако детализация маршрута движения с указанием до каждого дома или улицы, по которым двигался автомобиль из пункта отправления в место назначения, на наш взгляд, является излишней. Таким образом, информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля (как принадлежащего самой организации, так и арендованном).

В то же время отметим, что для подтверждения произведенных расходов налогоплательщик вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, при составлении которых могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь ( Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина Ответ прошел контроль качества 10 января 2021 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Правила оформления и ведения путевых листов

Дидух Юлия Автор PPT.RU 6 октября 2021 Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта.

Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления.

Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды путевых листов.

Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

  1. легковых автомобилей;
  2. грузовых автомобилей;
  3. грузового такси;
  4. специального транспорта;
  5. автобусов общественных и необщего пользования.
  6. легкового такси;

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад .

Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с , в путевом листе указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН. Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны.

Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 о бухгалтерском учете.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты. В 2018-2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля.

Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  1. разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации);
  2. стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  3. в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  4. диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  5. штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.
  6. изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2021 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку;

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2021 года обязательно включают следующие сведения:

  1. данные о водителе ТС: Ф.И.О., дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
  2. название и номер самого документа;
  3. информацию о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
  4. данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).
  5. информацию о владельце автомобиля;
  6. регистрационный номер;
  7. показания одометра;
  8. дату и время выезда и заезда на парковку;
  9. период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»);

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей.

Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в .

Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные о бухгалтерском учете. Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу.

Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю.

После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы. Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет . Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

  1. право водителя управлять ТС.
  2. законность перевозки груза и пассажиров;
  3. исправное состояние транспортного средства;
  4. обоснованность рейса;

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч.

2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.

Порядок оформления путевых листов установлен . Учитывают путевые листы в специальном журнале.

Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2021 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и , которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности делегируют приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки.

Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители.

Но по общему правилу, водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине. Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену.

В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением. Путевый лист имеет несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению.

Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую. Унифицированный бланк путевого листа Кто и как заполняет для легковых автомобилей Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в .

для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза.

Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий.

Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами.

Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т.
для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т.

п.) для легкового такси В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру. — путевой лист автобуса Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах.

В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений.

На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место.

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т.

д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации.

Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты.

Запись должна сообщать о том, что водитель

«прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»

. При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса. Иногда для заполнения путевок используется специальная программа.

Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ.

Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки.

Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме. Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы № 3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя.

Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс. Организации и ИП вправе менять последовательность заполнения путевого листа. Главное — содержание граф соответствует установленным Минтрансом требованиям.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену. Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

  1. ОГРН.
  2. организационно-правовую форму;
  3. наименование;
  4. адрес местонахождения;
  5. контактный телефон;

ИП указывают:

  1. почтовый адрес;
  2. Ф.И.О. (отчество при наличии);
  3. ОГРИП.
  4. контактный телефон;

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации.

При заполнении надо написать:

  1. номер, полученный при госрегистрации;
  2. парковочный номер, если такой имеется. Если его нет, поле пропускают, это не нарушение.
  3. марку авто (можно латиницей или кириллицей);

Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:

  1. табельный номер;
  2. Ф.И.О. (отчество при наличии);
  3. данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра.

Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами. Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС.

Остальные обязаны это делать, потому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству либо передают эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения. Менять задание водителю запрещено.
Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя.

Если ТС используется в специальных целях, например, сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе проставляют отметку об этом. Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время.

В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы. По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из , которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия. Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия.

Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя. Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы.

Его заполняют, чтобы начислить заработную плату.

Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля: «всего в наряде, ч» и «за часы, руб.

коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам. Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2021 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах.

Их обязательно надо заполнять. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС.

Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Все путевые листы регистрируют в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг.

Пример: Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится.

Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы предписано хранить не менее пяти лет (). в формате .xls (унифицированная, необязательная форма) на месяц для грузового автомобиля Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. РУКОВОДИТЕЛЮ: ЛЕНТА ИП: ЛЕНТА Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Оформление путевого листа на месяц

Бывают ситуации, когда сотрудника необходимо направить в длительную командировку на служебном транспорте, и тогда нужно путевой лист оформлять не на один день, а на продолжительный период. В нашей статье расскажем о том, как правильно сформировать документ и на что обратить особое внимание.При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день.

Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.Согласно п. 11 Минтранса от 28.11.2008 № 152 при использовании автотранспорта несколькими сотрудниками посменно путевые листы формируются на каждого водителя по отдельности.

При этом допускается, чтобы документы использовались в течение одного месяца.Бланк путевого листа на месяц предприятиям следует создать самостоятельно и утвердить его в учетной политике. В документ должны быть включены такие обязательные реквизиты:

  • период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
  • информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
  • данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.
  • номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
  • информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;

Важно! Все обязательные реквизиты должны быть заполнены, иначе путевка является недействительной.

Организация может добавлять собственные графы, необходимые для работы с путевыми листами.Бланк путевого листа на месяц можно скачать .Путевые листы на месяц или любой другой период оформляются сотрудником, который имеет такую трудовую обязанность в соответствии с приказом руководителя.

Он не только формирует документ и передает его под роспись водителю, но также принимает предыдущий путевой лист.В путевой лист также вносят сведения и иные сотрудники, в том числе:

  1. механик или контролер, ответственный за техническое состояние транспортного средства;
  2. водитель в части информации о пройденном маршруте;
  3. медработник, проводивший предрейсовый и послерейсовый осмотр водителя.

Образец заполненного путевого листа на месяц можно представить в таком виде:Предыдущая статьяСледующая статья

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

32211 Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  1. его техническое состояние;
  2. расход горюче-смазочных материалов и пр.
  3. пройденный километраж;
  4. часы работы водителя;
  5. совершенные переезды в течение смены;

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники. Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов.

К ним относятся:

  1. сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  2. водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  3. бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  4. путевой лист.
  5. если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации). ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках). Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к.

такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит). При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно.

Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»).

Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы). Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. код по ОКПО;
  2. дата его составления;
  3. данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.
  4. государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
  5. марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  6. название организации и ее адрес;

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

  1. время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  2. кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  3. подписи механика и водителя.
  4. адрес подачи;

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя. С правой стороны документа указываются:

  1. затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
  2. сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  3. затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку).

Здесь пишется

  1. время выезда и возвращения,
  2. место назначения,
  3. пройденный километраж,
  4. адрес, с которого автомобиль выехал,
  5. подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю. Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно.

Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа. Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+