Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Какие бухгалтерские документы нумеруются при сшивании

Какие бухгалтерские документы нумеруются при сшивании

Какие бухгалтерские документы нумеруются при сшивании

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так.

Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться.

Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки. Содержание статьи Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  1. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  2. Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  3. Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  4. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  5. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
  6. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки.

Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела.

Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  1. Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  2. И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.
  3. Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

Посмотреть правила и можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО – ознакомьтесь с . Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.

Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  3. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
  4. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  5. Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  6. Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  7. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы.

Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а.

Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации.

Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  1. непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  2. в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
  3. дата составления описи;
  4. аннотация;
  5. название данного документа;

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой.

Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило.

Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве. Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой.

На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.

Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа. Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади.

Через эти полоски и пройдет нить.

Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см. Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  • Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  • Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
  • Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  • Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  • Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий.

Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне.

Аналогично предыдущему способу завязывается узел. Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео: После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись.

Что же она собой представляет?

Это лист бумаги размером 4 на 6 см.

На этой наклейке делается надпись:

«Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)»

. Количество пишется и цифрами, и буквами.

Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату.

Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.

Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия.

В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т.

д. И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой. Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше.

Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции.

Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.

Есть только указания о том, как это сделать:

  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. приказы общего состава,
  2. штатное расписание.
  3. приказы личного состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. путевые листы,
  2. накладные,
  3. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  4. оборотные ведомости по материальным средствам,
  5. акты выполненных работ,
  6. счета-фактуры,
  7. авансовые отчеты,
  8. кассовую книгу,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Нитки;
  2. Специальное оборудование.
  3. Степлер;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  1. Лист чистой бумаги.
  2. Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  3. Скоросшиватель бумажный, картонный.
  4. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  5. Клей бумажный.

Порядок действий:

  • Завязать узел на обороте.

    Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.

  • После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  • На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.
  • Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  • Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  • Удалить скрепки, скобы из документа.
  • Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  • В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3.

    Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.

    Среднее отверстие должно быть по центру.

  • Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  • На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника.

    На которой заранее делается надпись:

    «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

    . Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

  • В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  • Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель.

Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе. Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом. Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины.

Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел. Нумерация делается простым карандашом.

При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле. Опись состоит из следующих разделов:

  1. подпись ответственного лица.
  2. наименование документа,
  3. перечень документов,
  4. дата, когда составлялась опись,

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений.

Сама подготовка включает в себя:

  • Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  • Нумерацию.
  • Систематизацию документов.
  • Заполнение описи.
  • Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е.

не менее 25лет. Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  1. Нумерацию листков в деле.
  2. Систематизацию листков в деле.
  3. Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении.

Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается. Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры. Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается.
Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается.

Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа. Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу.

Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно. Обложку оформляют следующим образом:

  1. Наименование дела.
  2. Указывают название организации или учреждения.
  3. Срок хранения.
  4. Подразделение.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться.

Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела.

Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный. Опись не учитывается при нумерации листов в деле.

Дела могут быть указаны по степени значимости.

Например, устав, протоколы, планы. Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял.

И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную. Источник: ЗнайБизнес.РуОригинал:

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  2. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  3. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

  1. документы при заключении особо важных соглашений
  2. Кадровая документация по итогам текущего года
  3. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  4. документы в различные отделы банка
  5. копии уставных документов
  6. Документы для налоговой
  7. нотариально удостоверенные копии и переводы
  8. Документация бухгалтерии
  9. документы для сдачи отчетности в ПФР
  10. документы на тендер
  11. при подготовке документации к сдаче в архив
  12. книги учета прибыли
  1. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  2. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  3. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  4. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  2. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  1. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  3. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  4. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Лучше использовать двойную прошивку.

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

  2. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  3. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

    Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. иглы с нитью подходящей толщины
  2. документов, которые необходимо прошить
  3. печати организации
  4. клея канцелярского
  5. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Заверяем готовое дело
  2. Оформляем сопроводительную надпись.
  3. Сшиваем
  4. Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  5. Готовим внутреннюю опись.
  6. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. распределить документы без нумерации
  2. возможна подача документов без заверительной надписи
  3. упустить этап систематизации документов

Этап 1:

  1. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  2. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

    Используем для этого простой карандаш.

  3. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

  1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.

    Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем.

    Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

  2. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

    Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

  3. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см. Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  4. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол.

    Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.

  1. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
  2. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.

    Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

На что стоит обратить внимание:

  1. граница от края листа составляет 1,5-2 см
  2. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  3. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  4. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео. Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  2. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  3. Используем для этого простой карандаш
  4. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  5. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  6. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  7. Приложения нумеруем в общем порядке
  8. Проставляем на листах арабские цифры
  9. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  10. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  11. Ставим цифры по возрастанию
  1. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  2. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  3. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  4. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  5. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  6. количество листов в одной прошивке — не более 150
  1. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
  2. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета.

    Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.

  3. Документы нумеруются.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  1. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  2. тонкий длинный шнурок
  3. банковский шпагат
  4. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
  5. суровая или прошивная нить

Процесс прошивки журнал учета:

  1. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  2. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  3. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  4. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  5. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  6. указываем дату прошивки
  7. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  8. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео. Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике. Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Автор: Оцените статью

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. бухгалтерские;
  2. кадровые;
  3. архивные;
  4. на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  3. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.

2. Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3. Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!

В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  2. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  3. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  4. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  5. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  6. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  7. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.

4. Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. организацию и название документа;
  2. дату подшивки и срок хранения;
  3. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  4. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

Вот несколько вариантов:

  1. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  2. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  3. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  4. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. заверительный лист;
  2. дырокол (при необходимости).
  3. ножницы и клей;
  4. обложку;
  5. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.

В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5.

Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8. Ставим печать и подпись.Важно!

Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует.

Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий.

Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

Тема: Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы.

Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы. Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

«На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»

.

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке.

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. Опись документов На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись.

Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи. Обложка дел Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов 1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа.

Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.

Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. 6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.

Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+