Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Описание создание номенклатуры дел 2020 год

Описание создание номенклатуры дел 2020 год

Описание создание номенклатуры дел 2020 год

Что такое номенклатура дел организации?


Номенклатура дел организации оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота. Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет.

Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация. Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов.

Так, составленный документ должен быть:

  1. подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  2. завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  3. согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  1. проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  2. изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива. Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил.

Указываются названия дел в графе 2 НДО. Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов.

Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы». При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации.

Пример:

«Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)»

.

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру,

«Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды»

. Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство. Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_sostavit_nomenklaturu_del_organizacii_obrazec/ Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  2. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  3. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  4. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения. В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании. Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. наименование организации,
  2. подписи ответственных лиц.
  3. номер и дата составления,
  4. перечень документов,

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру. Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • предстоящий год, на который он пишется,
  • Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • дата составления документа,
  • полное наименование компании,

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

  1. отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  2. заголовок или название,
  3. срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  4. количество содержащихся в нем частей или томов,
  5. индекс или номер дела,

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы. Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку.

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел.

В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Источник: https://buhgalter-rostova.ru/ooo/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery.html Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела.

Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел.

Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел. Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения.

Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов. Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год.

На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения.

Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения. Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года.

В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок. В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству. Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию. Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные.

Рекомендуем прочесть:  От чего может рости выручка

Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности.

Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании.

После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку. Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа.

В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  1. Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  2. Она оформляется на листе бумаги А-4.
  3. В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  4. В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.
  5. Далее идет табличная часть документа.
  6. Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  7. При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям.

Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения.

Ее также должны подписывать ответственные лица.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html Оценка статьи:

(нет голосов)

Загрузка. Поделиться с друзьями:

Рубрики

С 18.02.2020 номенклатуры дел организаций, основанные на Перечне 2010, ссылаются на недействующий документ. Вступил в силу новый Перечень 2020, в связи с чем номенклатура дел подлежит внеочередному уточнению.

В статье расскажем о том, как провести выверку номенклатуры и сделать ее актуальной. С административной точки зрения придется совершить рутинную процедуру замены локального нормативного акта (далее – ЛНА): то есть отменить действующую с 01.01.2020 номенклатуру дел и ввести в действие новый документ.

Пример приказа, которым будут произведены описанные действия, приведен в статье.

Важно понимать, что обновился только источник, определяющий сроки хранения управленческих документов организации.

Такие документы, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015), устанавливающие порядок создания номенклатуры дел и ее форму, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения и прочие нормативные правовые акты, являющиеся источниками сроков хранения документов, остались прежними.

Кто должен уточнять номенклатуру дел?

Обычно за создание и ежегодное уточнение номенклатуры дел отвечает канцелярия. Инициируют эти процессы делопроизводители, но работой над составлением списка дел и установлением сроков хранения по источникам должны заниматься работники соответствующих структурных подразделений.

Только они знают свои документы.

В процессе уточнения номенклатуры дел, как и в процессе ее создания, работники структурных подразделений организации должны принимать активное участие.

Уточнить документ будет проще, чем создать его с нуля, так как состав дел каждого подразделения уже есть.

Подробно опишем, какие действия необходимо предпринять при уточнении номенклатуры дел организации (Алгоритм).

Возможно, потребуется еще и предварительный – нулевой шаг: объяснить руководству и топ-менеджерам компании, почему только недавно утвержденная номенклатура дел должна быть полностью переработана и утверждена заново. Оставить номенклатуру, утвержденную в декабре 2020-го, нельзя: она ссылается на недействующий нормативный акт!
Оставить номенклатуру, утвержденную в декабре 2020-го, нельзя: она ссылается на недействующий нормативный акт!

Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку. Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень 2020 в каждое структурное подразделение.

Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня 2020. Обратите внимание: в документе нет общего структурного списка, поэтому ориентироваться в нем может быть непросто.

Список структурных единиц Перечня 2020 приведен в Схеме 1. Так, например, секретарь будет работать с первым разделом Перечня 2020 «Организация системы управления», в котором перечислены документы приемной и канцелярии. Бухгалтерия получит раздел 4 «Учет и отчетность», отдел кадров – раздел 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Разделы номенклатуры и Перечня 2020 направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом (Пример 1). Чтобы точно и правильно объяснить коллегам, как именно уточнить номенклатуру дел, рекомендуем секретарю продемонстрировать это на своем примере: то есть сначала обновить номенклатуру дел разделов «Руководство» и «Канцелярия».

Это поможет всем специалистам, ответственным за делопроизводство в каждом подразделении организации, понять, сколько времени придется потратить на эту работу.

Работа предстоит кропотливая, но нетрудная: каждый заголовок дела нужно найти в Перечне 2020, сверить срок хранения и указать новую статью. Процесс уточнения раздела номенклатуры дел «Канцелярия» приведен в Примере 2.

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016). Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Изменились сроки хранения дел.

Новая номенклатура дел?

17 февраляС 18 февраля 2020 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов.

Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации. Необходимо ли ее переутверждать?Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

Необходимо ли ее переутверждать?Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:— государственные органы;— органы местного самоуправления;— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

.Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.

Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  1. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
  2. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
  3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
  4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу.

В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации. Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.Со всеми новостями можно ознакомиться Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать

Образец номенклатуры дел организации 2020

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 22 мая 2020 Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят.

Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  1. возможность быстро найти требуемую бумагу;
  2. обеспечение их сохранности;
  3. группировка имеющихся документов по разным критериям;
  4. индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов. Типовая — это нормативный документ.

Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты.

Здесь стоит учитывать:

  1. штатное расписание;
  2. учредительные документы;
  3. планы развития предприятия;
  4. формы НД за прошлые годы;
  5. мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  6. отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера.

Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении.

А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее. НД составляется на фирменном бланке компании.

Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

  1. получить одобрение архивной службы;
  2. согласовать с экспертной комиссией;
  3. заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
  4. согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

  1. Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  2. номер и дату приказа;
  3. подпись руководителя;
  4. наименование организации;
  5. описание НД, подлежащей утверждению;
  6. основание для этого;
  7. дату;
  8. отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: НОВОСТИ ЮРИСТУ: ОБЗОРЫ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

02 Апреля 2020 в 08:22 Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения.

Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать.

Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку.

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно , — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  1. классификация и учет;
  2. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
  3. облегчение поиска необходимых бумаг;
  4. помощь при передаче дел и составлении описей;

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов. Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень.

Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  2. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  3. государственные и муниципальные;

Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по. Номенклатура дел бывает трех видов:

  1. примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  2. (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  3. индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура.

В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации.

Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода .

То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года. Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива .

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы. При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  1. штатное расписание;
  2. номенклатуру дел предыдущих лет;
  3. типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
  4. документы о создании организации (положение, устав);
  5. регистрационную форму организации;
  6. документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  1. разрабатывается подразделением организации;
  2. утверждается приказом руководителя предприятия.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

  3. подписывается начальником подразделения;

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). Согласно Основным правилам работы архивов организаций, , в номенклатуре следует указать:

  • Примечание. Заполняется по мере необходимости.
  • Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  • Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  • Наименование.
  • Индекс.

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это , который раскрывает этот стандарт подробно.

Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения.

К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  1. результатам освоения программы.
  2. условиям реализации;
  3. к структуре образовательной программы;

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование. Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  1. 01 — структуры образовательных программ;
  2. 03 — результаты освоения образовательных программ.
  3. 02 — ход реализации образовательных программ;

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01.

Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  1. 01-01;
  2. 01-02;
  3. 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  1. 01-01/.

    начинаем с единицы и до конца года;

  2. 01-02/.;
  3. 01-03/.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года. Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.

В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  1. временному от 10 лет;
  2. временному до 10 лет;
  3. постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  1. сроки хранения технической документации содержатся в .
  2. основным является ;

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, и и от . Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в .

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации. У каждого экземпляра свое место хранения:

  1. второй применяют в работе;
  2. остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
  3. первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  4. третий является учетным документом в , если он есть;
  5. четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив. Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива.

Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством.

Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность.

А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера.

Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

29 Сентября 2020 в 14:24 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

09 Июля 2020 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2020 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации?

Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2020 в 14:01 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+