Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - В журнал движения трудовых книжек записывать номер вкладыши и трудовые

В журнал движения трудовых книжек записывать номер вкладыши и трудовые

В журнал движения трудовых книжек записывать номер вкладыши и трудовые

Заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них


Автор статьи Виктория Ананьина 5 минут на чтение 79 просмотров Содержание Каждый работодатель обязан правильно вести свой кадровый учет и один из главных документов является журнал и книга учёта движения трудовых книжек. Трудовая книжка является весьма важным документом для каждого работающего лица и ее хранение возложено на кадровую службу компании. В приведенной статье рассмотрим заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также штрафные санкции за нарушение таких правил.

Вопрос № 1: Что лучше для ведения: книга или ? Каждый работодатель должен организовать процесс учета трудовых книжек людей, состоящих у него на службе.

Как это организовать: посредством книги или журнала уже на усмотрение руководства компании (, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225). Так или иначе нет разницы, что Вы выберете для ведения кадрового учета книжек:

  1. журнал;
  2. .

Вопрос № 2: Кто обязан вести и заполнять книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Зачастую это вменено в обязанности кадровиков, но также эти функции может выполнять отдел, занимающийся приемов и увольнением людей. Примите к сведению, что выборочная регистрация в книге трудовых книжек недопустима. Здесь фиксируются все поступления книжек в компании с заданием их серий и номеров.

Здесь фиксируются все поступления книжек в компании с заданием их серий и номеров. Если Вы приняли на службу человека без трудовой, то Вам потребуется ее выдать человеку. Важно! После окончания трудовых взаимоотношений независимо от причины увольнения, человеку выдается книжка с указанием такой даты выдачи под его личную подпись.

Это обезопасит работодателя от предъявления ему претензий в будущем об утере книжек (, утв.

По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225). Процесс заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них сводится к простым и последовательным задачам при выполнении которых Вы с легкостью справитесь с поставленной задачей.

Итак, на что стоит обратить внимание: Шаг 1 – Оформленная книга должна быть прошнурована и содержать номера всех в ней страниц. Заверьте книгу и руководства и поставьте печать компании (, утвер­жден­ных По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225). Шаг 2 – Новую книгу компания вправе завести только ввиду того, что прежняя подошла к концу и хранить ее потребуется еще 75 лет (, утв.

При­ка­зом Мин­куль­ту­ры Рос­сии от 25.08.2010 № 558). Книга заполняется не в произвольном формате, а по установленному бланку образцу.

Шаг 3 – Убедитесь, что книга таки ведется в Вашей компании, так как за ее отсутствие грозят штрафные санкции.

Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ ().

В таблице приведен свод штрафов для Вашего ознакомления. № п\п Плательщик штрафа Величина взыскания 1 Долж­ност­ное лицо Эта категория заплатит в казну от 1 000 руб­лей до 5 000 руб­лей 2 ИП Наравне с должностными лицами предусмотрено наказание для ИП в размере от 1 000 руб­лей до 5 000 руб­лей 3 Юрлицо Значительно больше штраф для компаний, зарегистрированных как юрлицо и он составляет минимум 30 000 руб­лей и до 50 000 руб­лей ООО “Аметист”, занимающееся производством ювелирных украшений, со дня создания компании завело книгу учета трудовых книжек своих подчиненных.

Каждый вновь прибывший на службу соискатель при оформлении на работу заносился в такую книгу. 10.05.2021 г. в ООО “Аметист” пришла проверка и выявила грубое нарушение норм трудового законодательства, а именно книга не была скреплена печатью, а заверило ее лицо, которое не является руководителем и по приказу не исполняло его обязанности на период командировки директора Удовиченко А.Ю.
10.05.2021 г. в ООО “Аметист” пришла проверка и выявила грубое нарушение норм трудового законодательства, а именно книга не была скреплена печатью, а заверило ее лицо, которое не является руководителем и по приказу не исполняло его обязанности на период командировки директора Удовиченко А.Ю.

Ошибка № 1. Заполнение книги в компании доверено не уполномоченному на это лицу, что не состоит на работе в кадровой службе. Если в компании работает вышеупомянутый отдел, то возложить обязанности по ведении книги следует именно на него, а не какого-то рядового служащего.

Ошибка № 2. В книгу вносят только данные по трудовым, предоставленным кадровику. Это неверный подход, так как содержание учетной книги предполагает внесение в нее абсолютно любой информации, в частности и по тем вновь прибывшим, для кого Ваша компания является первым местом работы и Вы им впервые заводите трудовую и делаете в ней запись. Кадровик прежде чем приступить к заполнению книги, должен хорошо ознакомиться с правилами ее заполнения и в принципе его знания в этой сфере должны быть достаточными.

В книгу учета трудовых вносят такие параметры:

  1. трудовые, поступившие в кадры при оформлении человека на работу;
  2. вкладыши к трудовым, выданным людям в период труда в Вашей фирме.
  3. книжки в первый раз заведенные подчиненным в Вашей компании;

Обратите внимание, что первая графа заполняется регномерами книжек и вкладышей к ним. Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша. Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам:

  • Человек, впервые устроившийся на работу, вправе получить на себя трудовую в течение недели после его принятия.
  • Трудовая оформляется только на того служащего, что отработал в фирме минимум пять дней (ст. 66 ТК РФ).

Если числа взятия человека на работу и его запись в трудовую не одинаковы, то уполномоченное лицо по заполнению книги заносит в нее дату оформления.

Пятая позиция прописывается инициалами подчиненного без использования сокращений, что владеет трудовой.

Книжки старого образца выдавались без серии и номера, поэтому придется отметить прочерком это поле для таких документов.

Первое оформление трудовой на человека, который нигде ранее официально не был трудоустроен, производится на основании бухбланка, зафиксированного в приходно-расходной книге по учету формуляров. В седьмую позицию должностное лицо прописывает должность подчиненного, а в восьмой показывает отдел, куда он направлен на службу. При сложной организационной структуре компании потребуется указать вышестоящее подразделение.

Девятая строка информирует пользователя о номере и дате приказа по предприятию, посвященного оформлению вновь принятого подчиненного. В десятой ячейке ставится роспись кадровика, принимающего трудовую у человека или тот, кто ее первый раз выписывал.

Такая подпись является доказательством проведенной регистрации трудовой.

Одиннадцатая позиция показывает, сколько человек заплатил за бланк трудовой или вкладыша и заполняется она лишь в том случае, когда трудовая выдается в первый раз или вкладыш к уже имеющейся книжке оформляется впервые, но именно в Вашей компании.

Все прочие ситуации предполагают от Вас проставление прочерка и это будет означать, что денежные средства с человека не взимались. При увольнении прописываются двенадцатая и тринадцатая графы.

Человек самостоятельно указывает число выдачи ему на руки трудовой (зачастую это дата последнего его трудодня) и расписывается в ее получении. Запомните, что при отсутствии увольняющегося на своем рабочем месте в день его ухода из компании, работодатель обязан направит ему сообщение о том, что ему лично необходимо забрать свою трудовую из компании.

По обоюдному согласованию трудовую можно отправить по почтовой связи.

При одобрении такого варианта возврата книжки, Кадровик заполняет в последних двух позициях следующую информацию:

  1. число и нумерацию почтового уведомления, направленного уволившемуся человеку;
  2. фактическая дата отправления при условии, что подчиненный согласился на почтовое возвращение ему документа.

Не лишним будет максимально полно указать сведения об отправке, а именно квитанции почты и подшить их в дело вместе с копиями уведомления об отправке и сопроводительного письма. Также обратите пристальное внимание, что при увольнении следует расписаться не только за трудовую, но и отдельно за вкладыш.

Многие компании прибегают к тому, что ведут персонификацию двумя способами:

  • Бумажный формат.
  • Электронный.

Позволено так вести документооборот трудовых книжек, личных дел, книг выпущенных приказов.

Начиная с 2002 года после издания соответствующего постановления это приобрел законную силу. Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel вести не запрещено и это личная инициатива компании и такой способ гораздо удобнее для больших фирм, когда срочно нужно что-то найти. Электронный документооборот по закону вполне реально вести, а значит и архив в компании будет электронный.
Электронный документооборот по закону вполне реально вести, а значит и архив в компании будет электронный.

Любое действие с электронными бумагами должно быть задокументировано:

  1. конвертация.
  2. сжатие;
  3. перезапись;

Носитель считается за электронную единицу учета программных данных, сопроводительные бумаги Вы вправе вести по своему желанию в бумажном или электронном формате.

Не лишним будет завести спецжурнал по фиксации в нем сведений относительно приходы и выбытия электронный файлов.

Еще предлагается завести журнал мигрирования электронных бумаг как внутри Вашей компании, так и при передачи бумаг по запросу регуляторам.

Период хранения бумаг независимо от их формата одинаковы и ничем не отличаются.

Законодательство никак не разграничивает такие бумаги между собой и все требования к ним едины.

При глубоком изучении привил и методики заполнения книги у Вас не возникнет никаких сложностей в работе с ней. Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьи Горячее Запишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников 29 авторских уроков Поле не заполненоПолучить сейчас!

Более 45 000 подписчиков Полезно знать 5 способов подготовиться к Новому году без больших финансовых потерь. Пандемия, увольнения, уменьшение зарплат.

Но праздника-то хочется! Наши книги

Трудовая книга.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей

5144 Содержание страницы Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя.

Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним. Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей. Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах.

Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов. Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  1. составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  2. оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи. Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  1. прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
  2. пронумеровать по возрастающей;
  3. облачить журнал в жесткий переплет;

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  2. колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  3. столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  4. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  5. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  6. графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  7. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  8. столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  9. столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник ();
  10. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;

ФАЙЛЫ В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  1. перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
  2. оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица.

Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  1. полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.
  2. на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании. Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  1. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  2. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года.

Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки.

«Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания»

, — заявили в пресс-службе ведомства.

Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости.

При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Федеральным законом от 06.04.15 г.

№ 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г.

№ 225 «О трудовых книжках». В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  1. при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
  2. при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  3. на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом.

Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  • если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  • в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  1. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  2. на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  3. на ИП — от 1000 до 5000 руб.;

Международный еженедельник :

  1. , аудитор

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Трудовая книжка Руководство по ведению журнала учета трудовых книжек

14.06.2019 48 6 мин.Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству.

Следовательно, нанимателю необходимо знать порядок заполнения книги учета.Содержание статьи:Принимая человека на вакантную должность, и оформляя договор, работодатель заполняет имеющуюся у того книжку по труду или открывает новую. После внесения соответствующей записи он отправляет данный формуляр на хранение. Но поскольку штат во многих учреждениях исчисляется десятками, а иногда сотнями или тысячами сотрудников, обеспечить сохранность и отследить движение документа становится сложным.

Для четкой организации делопроизводства предписано использовать специальный реестр.Указанным выше реестром является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – особый вид печатного издания формата А4, позволяющий фиксировать поступление каждой единицы документа, обеспечивая детальный и прозрачный учет. В ней должны регистрироваться все формуляры, принятые от сотрудников при устройстве на работу или открытые впервые. Здесь же фиксируется их выдача в случае расторжения договора и увольнения персонала.Внимание!

Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10.

10. 2003. На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.Книга должна заполняться и храниться в административной службе организации (компании), занимающейся приемом и увольнением персонала, сюда относятся такие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат. Вести документ и своевременно вносить данные обязано должностное лицо.

Оно же отвечает за прием, учет, выдачу и сохранность трудовых книжек.В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде. Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации.

Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.Согласно предписаниям, книгу учета следует заполнять только в двух случаях – во время приема на работу или увольнения. Поэтому ее часто называют «журнал регистрации трудовых книжек». Документ содержит тринадцать граф, обязательных к заполнению.

Необходимыми являются сведения:

  1. дата трудоустройства сотрудника;
  2. личные данные и сведения об образовании;
  3. название подразделения или службы, куда определен новый человек;
  4. должность, на которую принят сотрудник;
  5. реквизиты основания приема на работу (распоряжения, приказа);
  6. подпись и данные лица, ответственного за введение информации.
  7. порядковый номер внесенной записи;

Для ведения учета следует использовать книгу в твердом переплете, так она дольше сохранится. Один том может быть действительным несколько лет, а не именно один отчетный период.

Срок зависит от того, как быстро заполнятся все страницы регистра.Грамотное ведение журнала и корректное внесение данных указывает на то, что должностное лицо досконально изучило порядок его заполнения. Согласно положениям, в него необходимо записывать трудовые книжки:

  1. только что оформленные, поскольку трудоустройство является первичным;
  2. переданные в отдел кадров при оформлении на работу;
  3. вкладыши, которые выдаются после окончания места в основном формуляре.

Поскольку регистр содержит 13 граф, то следует знать правила их заполнения.

Прежде всего, в наличии обязательно должен быть титульный лист. Он позволяет идентифицировать организацию и дату открытия документа.

На нам указывается название учреждения или ИП, день, месяц и год начала (а после окончания и прекращения действия) журнала.Типовой образец книги учета закреплен специальным Постановлением за № 69 от 10-102003, унифицированную форму можно скачать на любом сайте. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует знать, как правильно заполнять все имеющиеся колонки.Номер графыВводимая информация1Предназначена для оформления нумерации.

Числа отображаются в хронологическом порядке.2-4Отведены для введения числа, месяца и года приема на работу, внесения записи в имеющуюся трудовую книжку или открытия новой (также и вкладыша).

Эти даты редко совпадают, поскольку данные о поступлении вводиться в течение недели (пяти дней) с момента устройства на работу.5Отражает Ф.И.О. владельца формуляра.6Предназначена для введения серии и номера документа.7Содержит сведения об образовании, специальности и занимаемой должности сотрудника.8Отводится для введения информации о структурном подразделении, в которое трудоустроился человек.9Отображает основание (приказ, распоряжение) приема на вакантную позицию и его реквизиты.10Содержит подпись ответственного специалиста, который внес сведения в трудовую и принял ее на хранение.11Предназначена для внесения данных о размере оплаты за новый формуляр или вкладыш в него (в рублевом эквиваленте).Последние столбцыОтображают данные о движениях документов уволившихся сотрудников: дату внесения записи в трудовую и ее выдачи, подпись владельца о получении книжки.Действующая форма книги учета трудовых и вкладышей утверждена специальным Постановлением в 2003 году. Если на предприятии ранее она велась в произвольном виде, то ее необходимо закрыть.

С этой целью нужно сделать последнюю запись, которая отражает причину прекращения использования, количество трудовых официально зарегистрированных сотрудников. После этого отправить ее на хранение, а тем временем оформить новый журнал, заполнять который будет нужно по представленному ниже образцу.Внесение сведений в журнал учета трудовых книжек является ответственной процедурой, поэтому ее выполнение поручается одному из сотрудников отдела кадров (чаще всего, начальнику).

Данная обязанность указывается в трудовом договоре или прилагающейся к нему инструкции. При отсутствии кадровой службы, обычно в небольшой компании с ограниченным штатом персонала, эту работу может выполнять представитель иного подразделения, которое занимается приемом и увольнением служащих, например, бухгалтер или секретарь.

Назначение ответственного лица проводится Приказом руководителя, который составляется в свободной форме.Важно знать!

Если данный человек по каким-либо причинам не может больше вести журнал учета трудовых книжек, директор учреждения выбирает другого сотрудника.

В обязательном порядке оформляется акт приема-передачи, в котором отражается точное количество внесенных формуляров и их фактический состав. Бланк должны заверить оба участника: сотрудник, сдавший свои , и лицо, принявшее их.В процессе заполнения журнала необходимо соблюдать аккуратность и внимательность.

Но так как человек не машина, то вполне вероятно, что он способен допустить ошибку (описку). Поскольку такие ситуации в нормативных актах не отражены, то исправления в журнале осуществляются на основании общего порядка. Его придерживаются при возникновении аналогичных случаев в делопроизводстве.

По правовому статусу действительными считаются два способа корректировки регистров бухгалтерского учета, однако в рамках ведении одной книги, следует выбрать определенный вариант исправления ошибок.

  • Данные не перечеркиваются, но ниже в пустой строчке вписывается формулировка «запись № … считать недействительной». В следующем ряду вводится верная информация, которая визируется с указанием ФИО и должности работника, внесшего поправки.
  • Уполномоченный сотрудник зачеркивает неверные данные одной сплошной линией, рядом ставит отметку «исправленному верить», дату и свою подпись.

Категорически запрещается применять корректор, который полностью маскирует неверный текст, ластик, перечеркивать или исправлять букву (цифру).

Должностное лицо обязано использовать только разрешенные методы изменения данных.Прежде чем начинать пользоваться книгой, ее следует привести в надлежащий вид.

Все листы необходимо собрать вместе, пронумеровать и надежно соединить.

Прошивать их нужно в следующей последовательности.

  • Проделать в журнале два или четыре отверстия. Для этого использовать шило или офисный дырокол.
  • Поверх нитей наклеить специальный стикер который должен маскировать узел. На нем нужно отобразить подпись руководителя, и от руки написать сведения о количестве страниц, указанные прописью и в цифрах.
  • Сверху поставить печать организации (компании). Она должна охватывать обложку и стикер.
  • Протянуть сквозь них прочную нить в несколько сложений или тонкий шнурок. Скрепить узелком на задней стороне книги.

Книгу следует опломбировывать или заливать сургучной печатью.

Она должна правильно располагаться, то есть захватывать узелок, концы шнурка, часть листа и обложки. Вместо сургуча можно использовать пломбу.

Последняя представляет собой устройство одноразового действия, позволяющее защитить журнал от несанкционированного доступа к содержащейся в нем информации.Совет!

Для обеспечения сохранности данных книгу нужно «одеть» в твердый переплет.

Эти требования четко зафиксированы в п.

41 Правил, поэтому их несоблюдение может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.Журнал движения трудовых книжек является обычным сводом данных и ничем не отличается от других видов аналогичной документации.

Он нужен для упорядочивания работы с формулярами и определения степени ответственности при утере их или вкладышей.

Вместе с тем, в заполненном виде он должен храниться не менее 50 лет.

В течение данного периода времени по имеющимся в нем записям можно легко найти или восстановить интересующий документ.Хранить регистр следует так же, как и другие документы, подпадающие в категорию бланков строгой отчетности. Для этой цели отводится место, где он не сможет потеряться, испортиться или быть украден.

Идеальным считается сейф или шкаф, запирающийся на ключ. Доступ к нему должен быть максимально ограничен.Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения.

Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах. Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность. На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ.

Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.Книга движения трудовых книжек должна храниться у работника, который ее ведет и заполняет. Ее отсутствие считается грубым нарушением законодательства.Многие руководители несерьезно относятся к ведению такого рода документации или игнорируют важность учета формуляров.

Обычно неимение журнала выявляется у индивидуальных предпринимателей, поскольку до недавнего времени им не разрешалось оформлять трудовые книжки сотрудникам.

Сейчас ситуация изменилась. И необходимость приобретения регистра стала обязательной. За отсутствие книги или ее неправильное заполнение предусмотрено серьезное наказание. В первый раз оно предполагает наложение штрафа в размере:

  1. для организации или крупной компании – от 30 до 50 тысяч руб.
  2. для предпринимателей и должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей;

Если подобные нарушения будут выявлены при повторной проверке, наказание станет более суровым, а сумма взыскания увеличится:

  1. должностные лица – штраф в 10-20 тыс.

    руб. и дисквалификация на срок 1-3 года.

  2. частные предприниматели – выплата суммы в указанном выше размере;
  3. организации – 50-70 тысяч рублей.

С учетом вышесказанного следует понимать серьезность нарушения и контролировать письменное ведение документооборота с соблюдением правил заполнения журнала.Журнал учета и выдачи трудовых книжек является важным документом, поэтому необходимо правильно и, главное, своевременно его заполнять.

Данная процедура не требует от сотрудников ОК глубоких знаний трудового законодательства. Следует лишь соблюдать порядок регистрации формуляров, правильно и без сокращений вносить сведения о работниках. При отсутствии свободного места на страницах, его нужно сразу заменить новым.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2021 г.

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+