Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Выдача по ведомости топлевные карты по минтрансу

Выдача по ведомости топлевные карты по минтрансу

Акт передачи топливной карты водителю


8182 является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

  1. Онлайн просмотр
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  1. За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  2. Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  3. Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  4. Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

  • Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
  • Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
  • В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
  • Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
  • Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  1. Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.
  2. Полное наименование.
  3. Реквизиты составившей его организации.
  4. Город.
  5. Дату.

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  1. ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт.

    Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.

  2. Название и номер топливной карты.
  3. Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  4. На основании каких документов работодатель передает водителю имущество.

    В ООО такой документацией является Устав.

  5. Сколько экземпляров акта составлено.
  6. Представитель организации, от лица которого совершается передача.

    В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.

  7. Наименование организации.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника.

На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой. В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает.

Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  1. С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  2. С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.
  3. Бесплатно.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача.

Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается.
В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Как вести учет бензина по топливной карте

Памятка водителю, механику и бухгалтеру.Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.Ещё в обязанности механика включают:

  1. расчет расхода по норме и фактический остаток.
  2. подсчет остатка топлива на начало и на конец смены,

После заполнения, механик отдаёт путевой лист диспетчеру, а он пересылает его бухгалтеру. Во всяком случае, так должно быть согласно приказу «МинТранса» №152.

Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит ?

Как учитывать бензин по картам?Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться.

Для этого нужно:

  1. приложить чек к путевому листу,
  2. взяв чек, в котором указана дата и количество залитого в бак топлива,
  3. указать в путевом листе номер топливной карты.

Это нужно, чтобы:

  1. документально подтвердить покупку,
  2. механик и бухгалтер мог проконтролировать водителя, исключив расход бензина в личных целях.
  3. сверить цифры при взаиморасчетах с топливной компанией,

Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.Работа механика не меняется.

Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:

  1. осталось в автомобиле в конце смены.
  2. водитель залил в бак на маршруте,
  3. было в баке машины при выезде из парка,

Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах.

Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт.

Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:

  1. ФИО водителя и личная подпись,
  2. модель и гос. номер транспорта,
  3. дата, когда карту надо вернуть.
  4. дата выдачи топливной карты,

Читайте вторую часть статьи: «учет бензина по топливным картам в бухгалтерии».

Журнал учета топливных карт

Котова Алла Николаевна Автор PPT.RU 29 марта 2021 Журнал учета приема и выдачи топливных карт — это реестр, который ведут АЗС после заключения договора с компанией о поставке горючего по пластиковым картам. Компании могут вести и свой внутренний журнал — для контроля расходования ГСМ водителями.

Топливные карты — это удобное платежное средство, которое помогает компаниям организовать контроль и снизить трудовые и денежные затраты на ГСМ.

Чтобы средства не расходовались бесконтрольно, нужен учет. Для этого ведут журнал учета движения топливных карт — образец можно составить в произвольной форме, требований к оформлению документа нет. Компания, которая хочет использовать электронные носители для оплаты ГСМ, заключает договор с поставщиком топлива.

Такие соглашения предлагает большинство сетей АЗС.

Суть сервиса заключается в том, что организация перечисляет на смарт-карты денежные средства, которые можно использовать только для покупки топлива у сети АЗС.

Перед этим с АЗС составляется договор на заправку автомобилей компании нефтепродуктами с использованием смарт-карт.

Приложением к договору может быть журнал регистрации топливных карт; бланк скачать обычно можно на сайте сети АЗС. В конце месяца поставщик ГСМ выставляет компании акт (накладную), подтверждающий количество и стоимость приобретенного бензина, а также отчет, в котором указываются даты заправки и объемы заправленного топлива. Электронные носители передаются ответственным сотрудникам (водителям), которые используют их для оплаты.

Для упорядочивания процесса используют журнал выдачи топливных карт: образец скачать может бухгалтер или другой ответственный за расход ГСМ сотрудник.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухучете» разрешает организациям разрабатывать первичные учетные документы самостоятельно.

Порядок учета смарт-карт АЗС компания разрабатывает и утверждает в том виде, который ей удобен и который обеспечит правильный контроль за оборотом электронных носителей.

Если в организации много лиц, ответственных за оборот топлива, для контроля удобно использовать внутренний журнал учета. Его форма ничем не регламентирована, так что разработать вы ее можете сами, а можете воспользоваться нашим образцом. Чтобы соответствовать требованиям законодательства, в журнал движения смарт-карт АЗС необходимо включить следующие реквизиты:

  1. данные сотрудника-получателя: Ф.И.О. и должность;
  2. дата выдачи и возврата смарт-карты;
  3. наименование и госномер автотранспортного средства;
  4. подписи ответственных лиц.
  5. номер электронного носителя;
  6. наименование компании;
  7. наименование документа, дату его составления;

Содержание операции Дебет Кредит Приобретение за плату Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60 Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60 Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10 Перечислена оплата поставщику 60 51 НДС принят к возмещению 68 19 Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад Бесплатное поступление Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад Если предусмотрен возврат после окончания договора с АЗС Списан возвращенный АЗС электронный носитель 012склад Проводки по выдаче-получению электронных носителей МОЛ Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ФИЗЛИЦУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Особенности учета топливных карт на предприятии

2653 Содержание страницы Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств.

Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК).

Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий. Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности.

Существуют эти разновидности ТК:

  1. Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
  2. Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
  3. Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
  4. Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала. Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС.

Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

  1. Необходимо установить тип путевого листа.
  2. Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
  3. Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
  4. Нужна Учетная политика, а также План счетов.
  5. Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
  6. В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
  7. Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
  8. Разрабатывается табличная ведомость.

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке.

На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6.

Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

  1. ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
  2. ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.
  3. ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
  4. ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
  5. ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71.

Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

  1. Акт сверки взаиморасчетов.
  2. Счет-фактуру.
  3. Помесячный отчет по платежам.
  4. Накладную.

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ.

Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций.

Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

  1. ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
  2. ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
  3. ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
  4. ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
  5. ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
  6. ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

  1. Принятие ТК к учету.
  2. Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.
  3. Получение счет-фактуры.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы.

Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

  1. Обоснование трат, если они не превышают норму.
  2. Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
  3. Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК будут следующими:

  1. ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
  2. ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
  3. ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
  4. ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
  5. ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.
  6. ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

  1. Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
  2. Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
  3. Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.
  4. Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
  5. Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

  1. ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.
  2. Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости.

То есть стоимость одной карты составит рубль.

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Важное 11 сентября 2008 г.

17:13 Орлова Е.В. эксперт, журнал «» № 17/2008 Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов.

Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца. Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ.

В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Топливная карта не считается платежным средством.

При этом она может быть лимитированной или нелимитированной. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений.

Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива.

В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок.

При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме. Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам: — величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит; — карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты.

Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт. Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС. Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя.

Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

.топливных карт Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или (форма № ТОРГ-12).

ПРИМЕР 1 ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение топливных карт была оформлена заявка.

При передаче карточек стороны подписали акт. ПРИМЕЧАНИЯ В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя. В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте.

В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток.

В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал. СПРАВКА Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т.

д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика. За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку».

За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку».

Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб. Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки». При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры.

Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы.

Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя. В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты».

За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством. Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

.расходов на бензин Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам.

В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ. Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении.

Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Обратите внимание: если организация-покупатель не признается специализированной или автотранспортной организацией, она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно при условии, что разработанный путевой лист будет содержать необходимые реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (см., например, письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). При этом путевые листы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля.

Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.

При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы». Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения). Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

В рассматриваемой ситуации фактическим расходом на приобретение смарт-карт признается сумма, уплаченная по договору процессинговой или топливной компании, без учета НДС. Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива. Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры ( НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в Налогового кодекса. Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету.

В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца. Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами. Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц Основанием для принятия к учету на счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» приобретенного по смарт-картам бензина является товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет держателя смарт-карты с приложенными к нему чеками автозаправочных терминалов.

(Данные отчета сверяются с данными чеков терминалов АЗС, полученных водителями — держателями карт при выборке топлива.) Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими.

Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Израсходованный бензин списывается на затраты на основании путевых листов. Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется продукции. Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий: — топливо оприходовано; — имеются все необходимые документы (в том числе ); — топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС. ПРИМЕР 2 Воспользуемся условием примера 1.

ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.

Согласно выставленному ЗАО «Петрол Плюс» счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб.

за литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.). Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб.

(включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от 14.08.2008.

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года.

Информация реестра о движении топлива от ЗАО «Петрол Плюс» и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают. Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО «Аурика» на 2008 год, в организации: — бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц; — путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца; — отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца. В бухгалтерском учете ООО «Аурика» были сделаны следующие записи: 12 августа 2008 года ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51 — 38 540 руб.

— перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»; 14 августа 2008 года ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 — 590 руб. — перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»; ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60 — 500 руб. — приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 — 90 руб.

— учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам; ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 — 90 руб. — принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и НК РФ); 31 августа 2008 года ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60 — 32 661 руб.

(38 540 руб. – 5879 руб.) — принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО «Петрол Плюс», реестра о движении топлива за август от ЗАО «Петрол Плюс» и двух отчетов держателей смарт-карт; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 — 5879 руб. — учтен НДС со стоимости полученного бензина; ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 — 5879 руб.

— принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и НК РФ); ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные» — 38 540 руб.

— зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО «Петрол Плюс»; ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Прочие материалы» — 500 руб. — стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3 — 33 161 руб.

(32 661 руб. + 500 руб.) — признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н. В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета). Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов.

Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя. Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры.

Отметим, что оба рассмотренных порядка принятия к учету и последующего списания на затраты бензина, приобретенного по смарт-картам, не упрощают жизнь главного бухгалтера.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов.

Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен. По мнению автора, организациям — покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98. Расходы организации на приобретение топлива учитываются либо в составе материальных расходов ( НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта ( НК РФ).

При этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль при выполнении требований Налогового кодекса.

То есть указанные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Таким образом, в целях налогообложения прибыли первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и списанием бензина, приобретенного по смарт-картам, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат. В частности, это путевые листы, товарные накладные от процессинговой или топливной компании на приобретенные нефтепродукты, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей смарт-карт, отчеты о движении топлива от процессинговых или топливных компаний и т.

п. Для подтверждения экономической обоснованности затрат в налоговом учете организация вправе применять нормы расхода топлив и смазочных материалов.

Обратите внимание: соответствующие нормы введены в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Причем новые нормы расхода ГСМ предназначены как для автотранспортных предприятий, так и для организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. По мнению автора, при разработке эксплуатационных норм организация вправе руководствоваться именно этим документом.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+